Datenschutzerklärung CioSign

Stand: 04.08.2026

1. Verantwortlicher

CIO LENA GmbH, Christinenstr. 15, 40880 Ratingen · Geschäftsführer: Pasquale Ciociola · E-Mail: info@ciolena.de · Telefon: 02102-5655080 · Amtsgericht Düsseldorf, HRB 86887, USt-IdNr. DE325470371.

2. Was CioSign tut

CioSign organisiert Unterschriften-Umläufe: Ein Ersteller lädt ein Dokument (PDF) hoch, benannte Empfänger erhalten per E-Mail einen persönlichen Link und können das Dokument im Browser elektronisch unterschreiben oder mit Begründung ablehnen. Es findet keine KI-Verarbeitung der Dokumente oder Signaturen statt.

3. Verarbeitete Daten

Name und E-Mail-Adresse der Empfänger; das hochgeladene Dokument; das gezeichnete Signaturbild und der eingegebene Klarname; technische Protokolldaten je Vorgang (Zeitstempel, gekürzte IP-Adresse, Browser-Kennung) sowie eine Prüfsumme (SHA-256) des Dokuments als Nachweis der Unverändertheit.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Durchführung und Nachweis des Unterschriften-Vorgangs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahme) sowie unser berechtigtes Interesse an einem manipulationssicheren Protokoll (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Hosting: Hostinger (EU-Rechenzentren). Datenbank und Dateispeicher: Supabase (EU-Region). Mit beiden bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. E-Mail-Versand über das Postfach der CIO LENA GmbH (Hostinger). Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

6. Speicherdauer

Dokumente, Signaturen und Protokolle werden für die Dauer des Nachweiszwecks gespeichert (in der Regel entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des zugrunde liegenden Dokuments, bis zu 10 Jahre). Nicht abgeschlossene Umläufe und ihre Links verfallen nach 30 Tagen und werden danach gelöscht.

7. Ihre Rechte

Sie haben die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde — zuständig: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (ldi.nrw.de). Kontakt für alle Anliegen: info@ciolena.de.